Periyodik Kontrol Raporu Ne Kadar Geçerlidir?
Bir iş müfettişi denetim için tesise geldiğinde ilk istediği belgelerden biri periyodik kontrol raporlarıdır. Raporun bulunmaması kadar, süresi geçmiş ya da eksik düzenlenmiş bir raporun ibraz edilmesi de uygunsuzluk sayılır. İşletmeler çoğu zaman kontrolü yaptırır ancak raporun ne kadar süre geçerli olduğunu, neleri içermesi gerektiğini ve nasıl saklanacağını takip etmez.
Bu yazıda periyodik kontrol raporunun geçerlilik süresini, içermesi gereken bilgileri ve denetim sürecinde nasıl kullanıldığını ele alıyoruz.
Periyodik Kontrol Raporu Nedir?
Periyodik kontrol raporu, bir iş ekipmanının belirlenen aralıklarla muayene edildiğini ve muayene sonucunda hangi bulguların tespit edildiğini gösteren teknik belgedir.
Dayanağını 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği‘nden (25.04.2013 tarihli, 28628 sayılı Resmî Gazete) alır. Yönetmelik, kontrollerin yapılmasını olduğu kadar sonuçların kayıt altına alınmasını da işverenin yükümlülüğü olarak tanımlar.
Yani kontrolün yapılmış olması tek başına yeterli değildir. Kontrolün belgelenmiş olması gerekir.
Raporun Geçerlilik Süresi Ne Kadardır?
Raporun geçerlilik süresi, o ekipman için belirlenmiş kontrol periyodu kadardır.
Kaldırma ve iletme ekipmanları, basınçlı kaplar ve tesisatlar için yönetmelik, ilgili standartlarda aksi belirtilmedikçe yılda en az bir kez kontrol öngörür. Bu durumda rapor da bir sonraki kontrole kadar, yani yaklaşık bir yıl geçerli sayılır.
Ancak süre her zaman sabit değildir. Şu durumlarda süre dolmadan yeni bir kontrol ve yeni bir rapor gerekir:
- Ekipmanda büyük onarım veya değişiklik yapıldığında
- Kaza, devrilme ya da çarpma sonrası
- Uzun süreli duruştan sonra yeniden devreye alınırken
- Kullanım yeri veya çalışma koşulları önemli ölçüde değiştiğinde
Üretici firmanın kullanma kılavuzunda daha kısa bir periyot öngörülmüşse, esas alınacak süre üreticinin belirlediği süredir.
Raporda Neler Yer Almalıdır?
Denetimde kabul edilebilir bir raporun asgari olarak şunları içermesi beklenir:
- Ekipmanı tanımlayan bilgiler: marka, model, seri numarası, kapasite
- İşletme bilgileri: unvan, adres, ekipmanın bulunduğu bölüm
- Kontrol tarihi ve bir sonraki kontrol tarihi
- Kontrolü yapan kişinin adı, unvanı ve yetki bilgisi
- Uygulanan muayene, test ve ölçümler
- Kullanılan cihazlar ve kalibrasyon bilgileri
- Tespit edilen uygunsuzluklar ve öneriler
- Genel değerlendirme: ekipmanın kullanıma uygun olup olmadığı
- İmza ve kaşe
Bu kalemlerden birinin eksik olması raporu tartışmalı hâle getirir. Özellikle kontrolü yapan kişinin yetki bilgisi ve kullanılan cihazların kalibrasyon durumu, denetimde sorgulanan noktalardır.
Kontrolü Kim Yapabilir?
Yönetmelik, her ekipman türü için kontrolü yapmaya yetkili kişileri tanımlar. Kaldırma ve iletme ekipmanları ile basınçlı kaplar için genel olarak makine mühendisi, makine teknikeri veya yüksek teknikeri; elektrik tesisatı için elektrik mühendisi, elektrik teknikeri veya yüksek teknikeri yetkilidir.
Kontrolün akredite bir muayene kuruluşu tarafından yapılması yasal bir zorunluluk değildir. Ancak akreditasyon, muayenenin bağımsızlığı ve teknik yeterliliği açısından denetimlerde güçlü bir dayanak sağlar.
Rapor Nasıl ve Ne Kadar Süre Saklanır?
Raporlar işletmede saklanır ve denetim sırasında ibraz edilir. Yeni kontrol yapıldığında eski rapor atılmaz; ekipmanın geçmişini gösterdiği için birlikte arşivlenmesi doğru olan yaklaşımdır.
Önceki raporlar aynı zamanda bir sonraki muayenede işe yarar. Muayeneyi yapan kişi, daha önce tespit edilmiş uygunsuzlukların giderilip giderilmediğini kontrol eder. Bu nedenle kontrol günü elinizde önceki raporun bulunması süreci hızlandırır.
Pratik bir öneri: raporları ekipman bazında dosyalayın ve bir kontrol takvimi tutun. Ekipman sayısı arttıkça hangisinin süresinin ne zaman dolduğunu hatırlamak zorlaşır; süresi geçen tek bir ekipman denetimde uygunsuzluk yaratmaya yeter.
Uygunsuzluk Tespit Edilirse Ne Olur?
Muayene sonucunda uygunsuzluk tespit edilmesi, ekipmanın doğrudan hurdaya ayrılacağı anlamına gelmez. Rapor, giderilmesi gereken hususları belirtir.
Uygunsuzluğun niteliğine göre iki durum söz konusu olabilir. Güvenliği doğrudan tehlikeye atan bir bulgu varsa ekipmanın kullanımı durdurulur ve gerekli düzeltme yapılmadan yeniden çalıştırılmaz. Daha düşük öncelikli bulgularda ise belirlenen süre içinde iyileştirme yapılması beklenir.
Düzeltmeler tamamlandıktan sonra ekipman yeniden değerlendirilir ve uygunluk durumu güncellenir.
Sık Sorulan Sorular
Raporun üzerinde geçerlilik tarihi yazmıyorsa ne yapmalıyım? Bir sonraki kontrol tarihi raporda açıkça belirtilmelidir. Yazmıyorsa muayeneyi yapan kuruluştan raporun güncellenmesini isteyin.
Kiralık ekipmanın raporundan kim sorumludur? Ekipmanı çalışma ortamında kullandıran işveren, geçerli bir raporun bulunmasından sorumludur. Kiralama sözleşmesinde farklı bir düzenleme olsa dahi sahadaki uygunluğu sağlamak işverenin yükümlülüğüdür.
Yeni satın alınan ekipman için de rapor gerekir mi? CE belgeli yeni bir ekipman olsa dahi, ilk kullanım öncesi kontrolün yapılması ve kayıt altına alınması beklenir. Uygunluk beyanı, periyodik kontrol raporunun yerine geçmez.
Farklı ekipmanlar tek raporda birleştirilebilir mi? Her ekipman için ayrı rapor düzenlenmesi doğru olan yaklaşımdır. Ekipmanların ayrı ayrı tanımlanabilir olması, denetimde ve takipte karışıklığı önler.
Rapor kaybolursa ne yapmalıyım? Muayeneyi yapan kuruluş kayıtlarını saklar; kopya talep edebilirsiniz. Bu nedenle raporun dijital bir kopyasını da arşivlemenizde fayda var.
Zone Muayene ile Periyodik Kontrol Süreci
Zone Muayene olarak, TS EN ISO/IEC 17020 kapsamında akredite A Tipi Muayene Kuruluşu olarak iş ekipmanlarınızın periyodik kontrollerini yürütüyor, denetimlerde ibraz edilebilecek raporlarınızı düzenliyoruz. Muayeneleri kalibrasyonu güncel cihazlarla gerçekleştiriyor, tespit edilen bulguları ve önerileri açık bir dille raporluyoruz.
Ekipman envanterinizi paylaşın, kontrol kapsamınızı ve periyotlarınızı birlikte netleştirelim.
